Cool down – Tipps für stressfreie Arbeitstage

Das Telefon klingelt und ein Kunde ruft an, Abgabetermine rücken näher oder Meetings und Absprachen mit Kollegen stehen an. In einer Marketingabteilung kann es manchmal hoch hergehen. Kein Grund, Panik zu bekommen und in Stress zu geraten, sagt Christian Tembrink, Geschäftsführer von netspirits. 

„Die Herausforderungen im digitalen Marketing liegen vor allem darin, dass sich die Branche im stetigen Wandel befindet. Die Tools, die Marketingmitarbeiter bedienen müssen, verändern sich technisch ständig. Das bedeutet lebenslanges Lernen. Man kann sich nicht ausruhen und muss immer up to date bleiben”, sagt Christian. Außerdem habe ein Job im Marketing viel mit Menschen zu tun, mit Kunden, internen und externen Kollegen, Dienstleistern und Vorgesetzten. Kommunikationsstärke sei deshalb ein wichtiger Faktor, um seine Arbeit gut zu meistern. Auch ausschlaggebend: Die Fähigkeit, auf verschiedenen Gesprächsebenen kommunizieren zu können, seien es sachliche oder emotionale. „Manchmal muss man auch etwas Psychologe sein, um all die vielen Kontakte beieinander zu halten”, fügt Christian hinzu. Eine weitere Herausforderung der Marketiers: Timings, die eingehalten werden und Kunden, die zufrieden gestellt werden müssen. All das kann schon mal zu einer stressigen Zeit in der Marketingabteilung führen. Wie man in hektischen Arbeitsphasen einen kühlen Kopf behält, dafür hat Christian hier ein paar Tipps für den Arbeitsalltag:

1. Fokussiert sein und sich selbst hinterfragen

Ist das, was ich mir diese Woche vornehme, ein realistisches Ziel? Gibt es Aufgaben, die als Erstes erledigt werden müssen? Was hat oberste Priorität, was kann später erledigt werden?

2. Sich organisieren

Die Flut an E-Mails, Anrufen, Anfragen und Nachrichten sortieren. Nicht mit zu vielen Bällen jonglieren. Es ist extrem sinnig, die ankommenden Nachrichten sofort einzuordnen
und zum Beispiel im eigenen Kalender zu strukturieren. Jede Anfrage, jedes To-do bekommt bei mir eine Eintragung im Kalender und eine bestimmte Zeit zugeordnet, in der ich mich darum kümmere. So geht nichts unter.

3. Balance halten

Für ein erfolgreiches Arbeiten ist es von Vorteil, sich nicht zu übernehmen und sich selbst Luft zu lassen, sich nicht durchzuplanen, damit man bei spontanen Ereignissen passend reagieren kann. Außerdem wichtig: Die Life-Work-Balance beachten zwischen Arbeit, Freizeit und Schlafen.

4. Spaß haben

Neben Priorisieren, Fokussieren und Organisieren sollte jeder Mitarbeiter darauf achten, die Freude am Leben und der Arbeit nicht zu verlieren. Wichtig ist, darauf zu achten, was einem selbst guttut. Eine Möglichkeit, Spaß zu haben und nicht nur die Pflicht zu erledigen: sich jeden Tag eine Aufgabe vornehmen, für die man mega brennt.

5. Sich weiterbilden

Im digitalen Marketing gibt es jede Menge Weiterbildungsmaßnahmen. Sei es über Influencer, Newsletter, soziale Medien, Fachmagazine oder Kollegen. Gute Möglichkeiten sind
beispielsweise auch Stammtische und Blogs zum Thema. Am besten organisiert man sich auch die Zeit für Weiterbildung im Kalender. Sei es einmal die Woche oder einmal im Monat.

6. Pausen machen

Ich gehe gerne an die frische Luft und eine Runde spazieren, wenn mir die Arbeit über den Kopf wächst. 15 Minuten abschalten und tief einatmen, sich selbst hinterfragen und sich wieder auf den Boden holen.

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Hendrik, läuft in Sachen Planung und Organisation bei dir mal etwas schief?

Ja, natürlich! Fehler machen ist menschlich, trägt aber zur eigenen Weiterentwicklung bei. Wir hatten beispielsweise mal eine große Displaykampagne, welche zeitkritisch war und
die wir unmittelbar vor dem Wochenende starten mussten. Am Wochenende haben wir dann festgestellt, dass die Performance nicht unseren Vorstellungen und der Vorgabe
des Kunden entsprach. Leider war jedoch niemand bei dem Netzwerk zu erreichen und wir konnten erst am Montag reagieren. Seitdem starte ich neue Kampagnen nur noch zu Beginn der Woche.

Wie streng gehst du mit dir selbst um, wenn mal etwas schief-läuft?

Früher ist es mir schwergefallen, eigene Fehler zu akzeptieren. Glücklicherweise wird man mit den Jahren routinierter und macht dann auch (hoffentlich) weniger Fehler. Wenn man weiß, dass man eigentlich einen guten Job gemacht hat, kann man leicht über einen kleinen Fehler hinwegsehen. Sollte mir irgendwann noch mal ein großer Schnitzer passieren, werde ich vermutlich etwas brauchen, um damit umzugehen. An dieser Stelle ist es wichtig, die richtigen Signale vom Team zu bekommen – dann ist alles halb so wild!

Sarah, wie sieht für dich eine gelungene Pause aus?

Eine gelungene Pause besteht für mich aus Dingen, die einen Kontrast zu meiner Arbeit am Computer bilden. Also aufstehen, bewegen, weit gucken und eine andere Umgebung, andere Perspektiven, und manchmal andere Gesichter sehen. Was immer geht: frische Luft. Und ich bin im Team „Genuss“ – ein gutes Mittagessen muss sein. Gerade für kreatives Arbeiten hilft es mir sehr, zwischendurch etwas komplett anderes zu machen: Blumen kaufen, aufräumen oder kurz mal in den herabschauenden Hund.*

Dein Geheimtipp für einen erfolgreichen und stressfreien Arbeitstag:

Ich freue mich, wenn morgens der Himmel blau ist und die Sonne scheint. Das motiviert mich, loszulegen und Dinge anzupacken. Mir hilft ein gewisses Maß an Struktur, um entspannt arbeiten zu können. Meist nutze ich Reminder im Kalender, einen aufgeräumten Posteingang, aber auch analoge Klassiker wie Notizbuch und Post-its. Außerdem für mich wichtig: ein aufgeräumter Schreibtisch und Desktop. Und mal wieder alle Browsertabs schließen (super Geheimtipp). „Clean Desk, clean Mind” trifft es ganz gut. Das hilft mir, frei zu denken und schafft Platz für neue Ideen.

Anne, dein Tipp für einen erfolgreichen und stressfreien Arbeitstag:

Einen Pott Kaffee am Morgen und auch mal Nein zu sagen, wenn es zeitlich nicht mehr passt. Ich habe nur zwei Arme und einen Kopf. Ich glaube aber, ich brauche ein gewisses Grundlevel an Stress – sonst würde ich auch nicht in einer Agentur arbeiten.

Wenn sich die Aufgaben häufen und du Gefahr läufst, nicht mehr durchzublicken, was machst du dann?

Dann erstelle ich mir eine Liste mit akuten Aufgaben. Ich halte diese auf einem Zettel fest und lege ihn auf meinen Schreibtisch. Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, streiche ich diese Aufgabe ganz klassisch durch. Es ist wichtig, seine Prioritäten zu setzen.

Daniel, wie schaffst du Struktur in deinem Arbeitsalltag?

Alle To-dos trage ich umgehend als Termin in meinen Google-Kalender ein. Jeden Morgen bei Arbeitsbeginn strukturiere ich meinen Arbeitstag dann terminlich, sodass ich mich daran orientieren kann.

Läuft in Sachen Planung und Organisation bei dir mal etwas schief?

Je mehr Kunden man berät oder Projekte man angeht, desto häufiger geht auch mal etwas schief. Ein Beispiel: Bei der Koordination eines größeren Projekts habe ich zusammen mit einem Kollegen und dem Kunden die Eckdaten wie Laufzeit, Budget und Co. abgeklärt. Leider gab es scheinbar ein anderes Verständnis, was mit einem sechsstelligen Budget gemeint war. Wir dachten, es geht um das Gesamtvolumen für die Projektlaufzeit, jedoch war das Budget pro Monat gemeint, wie sich später herausstellte. So schnell kann sich das Budget verzehnfachen. Zum Glück konnten wir das Missverständnis rechtzeitig aufklären.

Lena, dein Geheimtipp für einen erfolgreichen und stressfreien Arbeitstag:

Ein gelungener Arbeitstag beginnt meiner Meinung nach bereits am Abend zuvor. Bevor ich das Büro verlasse, schaue ich mir immer schon einmal den nächsten Tag im Kalender an, um böse Überraschungen zu vermeiden. Nichts ist schlimmer, als am Morgen feststellen zu müssen, dass man etwas Wichtiges vergessen hat.

Wenn sich Aufgaben häufen und du nicht mehr durchblickst, was machst du dann?

Den Kalender blocken, das Telefon und den internen Chat ignorieren und ab in den Tunnel. Manchmal hilft nur noch Kopfhörer aufsetzen und  Musik auf die Ohren. Am liebsten Elektro. Fun Fact: Genau so schreibe ich gerade diese Zeilen.

Wie schaffst du Struktur in deinem Arbeitsalltag?

Über den Tag verteilt sieht mein Schreibtisch mitunter sehr wild aus. Für mich ist es wichtig, dass man seinen Schreibtisch aufräumt, bevor man das Büro verlässt. Das ist einfach Routine und ich freue mich jeden Morgen darüber, dass ich es abends erledigt habe. Denn so startet jeder Arbeitstag frisch und geordnet.

Wie sieht für dich eine gelungene Pause aus?

Absolut ausschlaggebend ist für mich, dass die Arbeit in der Pause keine Rolle spielt. Grundsätzlich bin ich ein Fan davon, die Pause in unserer hauseigenen Küche zu verbringen. Dort hat man die Möglichkeit, mit Kolleginnen und Kollegen auch über arbeitsferne Themen zu sprechen. Zusätzlich spart man natürlich Zeit, denn die Küche ist nur wenige Schritte entfernt und man muss nicht erst durch die halbe Stadt fahren.

Christian, wenn sich Aufgaben häufen, was machst du dann?

Dann arbeite ich gerne in Sprints. Ich plane mit den Kollegen wöchentliche Termine ein, zu denen ich vereinbarte Ziele erreichen will. So entwickelt sich mit dem festen Versprechen gegenüber einer anderen Person aus der To-do-Liste eine Art Stundenplan.

Wie schaffst du Struktur in deinem Arbeitsalltag?

Die Struktur meines Arbeitsalltags ist eine Mischung aus dem Eisenhower-Prinzip und der stets vorhandenen Suche nach dem Flow. Neu eintreffende Aufgaben werden nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bewertet und entweder sofort erledigt, delegiert oder terminlich eingeplant. Besonders kreative Aufgaben, wie das Erstellen einer Illustration oder die Gestaltung eines Corporate Designs, lassen sich allerdings schwer in einem zeitlichen Rahmen terminieren. Hier spielen die richtige Stimmung und der passende Moment eine wichtige Rolle. Ist die entscheidende Idee in einem Projekt plötzlich da, ziehe ich das anderen Aufgaben vor, sofern die Due Dates verbleibender Projekte dadurch nicht gefährdet sind.

Christian Tembrink
Christian Tembrink ist Gründer und Geschäftsführer von netspirits. Als Youtube-Experte hat er sich deutschlandweit einen Namen gemacht. In seiner Freizeit ist er gern in der Natur unterwegs und kocht oder grillt mit Freunden.