Selbstmanagement – wie organisiere ich mich richtig?

Selbstmanagement ist in aller Munde. Und seit Corona und Homeoffice für alle aktueller denn je. Aber was ist das eigentlich? Wir haben mit jemandem gesprochen, der das genau weiß. Sabri Eryiğit ist einer der führenden Selbstmanagement-Coaches in Deutschland.

Als Botschafter der „Getting Things Done“-Methode bringt er Menschen bei, wie sie mehr Raum für strategisches Denken und kreatives Arbeiten schaffen. Was die Selbstmanagement-Methode mit dem Lernen eines Instrumentes zu tun hat und warum manch private Auf- gabe einen genauso hohen Stellenwert haben sollte wie der Beruf, erklärt er im Interview.

Herr Eryiğit, Sie sind Experte für Selbstmanagement. Was verstehen Sie selbst darunter?

Erst mal: Wenn es okay ist, gehen wir zum Du über, ja? Um zur Frage zurück- zukommen: Für mich geht es beim Selbstmanagement nicht nur um die Arbeit. Für mich ist es das Reflektieren des eigenen Wirkens, beruflich wie privat. Immer mit dem Ziel, ein höheres Maß an Kontrolle und an Perspektive zu gewinnen.

Danke für das Du, sehr gern. Reflektieren des eigenen Wirkens verstehe ich, aber was genau bedeuten Kontrolle und Perspektive in dem Zusammenhang?

Kontrolle heißt an der Stelle für mich, dass ich zu jedem Zeitpunkt weiß, was das Beste ist, was ich gerade tun kann. Und Perspektive, dass ich weiß, warum ich etwas tue. Dass ich mit meinem Handeln einen Zweck erfülle.

Und was sind für dich Gründe, warum Selbstmanagement betrieben werden sollte?

Für mich sind es drei grundlegende Dinge. Erstens, dass ich fähig bin, meine eigene Arbeit mit dem gewünschten Ergebnis zu definieren. Der zweite Grund ist der, dass ich meine Arbeit privat wie beruflich regelmäßig reflektieren kann. Außerdem, und das ist der dritte Grund, hilft mir Selbstmanagement dabei, meinen „Vertrauensvertrag“ gegenüber anderen Menschen intakt zu halten. Darauf gilt es für uns alle zu achten, weil wir häufig Dinge versprechen, die wir in dem Moment so meinen, doch wenn wir ihnen keinen festen Platz geben, dann gehen sie auch mal unter. Das sollte nicht zu oft passieren.

Ein Beispiel dafür wäre das schnell gesagte: „Ich bin grad beschäftigt, rufe dich gleich in fünf Minuten zurück“, was in den seltensten Fällen funktioniert, oder?

Genau. Der Einzige, der in dem Moment, in dem ich diese Aussage tätige,
glaubt, dass ich in fünf Minuten zurückrufe, bin ich. Der Gesprächspartner* denkt sich wahrscheinlich schon, dass das nicht funktioniert. Wenn ich dann zu meinem Termin zurückgehe, habe ich die ganze Zeit im Kopf: „Mist, ich wollte den noch anrufen.“ Da baue ich mir einen Stresspunkt auf, der überflüssig ist. Wir brauchen mehr Klarheit darin auch zu wissen: Wann sagen wir „Nein“.

Das ist wahrscheinlich einer der häufigsten Fehler im Selbstmanagement. Welche gibt es noch?

Dazu gehören zu hohe Ansprüche an sich selbst und in der Folge daraus auch an andere. Ein weiterer Fehler ist, dass wir Menschen uns unrealistische Ziele setzen.

Inwiefern?

Menschen haben oft ganz lange Aufgabenlisten. Sie glauben, wenn sie die Liste nicht leer haben, dann haben sie nicht richtig gearbeitet. Aber das Ziel ist nicht, die Liste komplett abzuarbeiten, sondern möglichst viele Dinge auf der Liste stehen und nicht mehr im Kopf zu haben.

Der wird dadurch frei zu entscheiden, was als Nächstes gemacht wird. Unser Leben ist zu reich und zu voll, als dass wir erwarten können, die Aufgabenliste zum Wochenende zu leeren.

Ich erlebe es allerdings oft, dass es für viele Menschen sehr schwer ist, den Kopf am Wochenende auszuschalten und zu sagen: Jetzt ist Wochenende, ich lasse die Liste links liegen.

Das ist das Game, das wir meistern dürfen. Es gibt im Selbstmanagement oder in der „Getting Things Done“-Methode einen Weekly Review, also den Wochenrückblick. Ich führe diesen immer freitagmittags durch, nach dem Motto „Freitag ab eins macht jeder* seins“. Da ist es wichtig, mal alles aus dem Kopf zu bekommen und in Listen zu kategorisieren. Seien es Aufgaben, Kalendereinträge und so weiter. Ich schaue mir an: Was habe ich diese Woche geleistet, welche Aufgaben sind passend für die nächste und inwiefern kann ich die schon vorbereiten. Dadurch sehe ich auch, was ich alles geschafft habe.

Selbstmanagement Bild 2

Das klingt in der Theorie ja ganz gut. Aber wie lang dauert es, bis man da überhaupt eine Routine entwickelt hat?

Ich könnte jetzt sagen, dass es ungefähr zwei Arbeitstage dauert, bis man sich organisiert hat, aber meine Standardantwort darauf ist eigentlich: „Du wirst schneller, aber erst einmal wirst du klarer und strukturierter.“ Aber machen wir mal ein Beispiel: Spielst du ein Instrument?

Nicht mehr. Aber früher habe ich eine Zeit lang Querflöte gespielt.

Okay., du weißt also, was es heißt, ein Instrument zu lernen. Erst weiß man gar nicht, wie es funktioniert. Also zeigt die Lehrerin*, wie das Instrument zu handhaben ist und wie überhaupt ein Ton herauskommt. Wenn man aber dranbleibt und kontinuierlich übt, beherrscht man das Instrument irgendwann. So ist es auch mit der Methode.

Wie überzeugst du Menschen vom „Getting Things Done“-Ansatz (GTD)?

Bei GTD geht es darum, alle Dinge nur einmal anzufassen und direkt eine Klarheit darüber zu haben, was damit zu tun ist. Deswegen sind Menschen meist ab dem Moment davon überzeugt, wenn ich folgendes Beispiel gebe:

Wenn man 30 Mails im Eingangskorb hat, lassen viele Menschen sie dort
so lange, bis sie abgearbeitet sind – vorher hat man sie aber häufig schon drei-, vier-, fünfmal angeschaut. Während man in den Posteingang auf die 30 Mails schaut kommt eine neue Mail. Meist öffnet man die direkt und die alten werden wieder liegen gelassen. Wenn ich aber konsequent sage, dass ich mir genau die 30 Mails anschaue und alles andere ausblende, dann schaffe ich es mit etwas Übung, die in einer knappen Viertelstunde zu bearbeiten und neue Aufgaben zu definieren. Was dabei hilft, ist bei der Verarbeitung der Mails den Account offline zu stellen.

Du hattest eben schon einmal angesprochen, dass man nicht nur auf den Job schauen soll, sondern auch die Aufgaben im Privatleben beachten muss. Gibt’s trotzdem konkrete Unterschiede im Hinblick auf die beiden Felder?

Ich mache gar keinen Unterschied zwischen privaten und beruflichen Dingen. Ich wünsche mir auch von all meinen Mitarbeitern*, dass sie das genauso handhaben. Klar, manche Leute wollen es komplett trennen. Aber ich finde es beispielsweise sinnvoller, nur einen gemeinsamen Kalender für private und berufliche Dinge zu nutzen. Dann sehen die Kollegen*, wann man geblockt ist, ohne die privaten Termine einsehen zu können.

Ich schreibe mir meine privaten Sachen genauso auf wie die beruflichen. Da steht dann „Kunde* x ist mit dem Projekt zufrieden“ vor dem Punkt „Richtige weiterführende Schule für meinen Sohn finden“. Beides sind für mich gleich wichtige Projekte. Es geht nicht darum, dass ich tagsüber denke:
„Okay, ich muss noch diese und jene private Sache abarbeiten.“ Es geht darum, dass ich weiß, was ich noch auf der Platte habe und ob ich eine gute Balance zwischen den Dingen habe. Ein konkretes Beispiel: Wenn meine Mitarbeiterin* schon morgens denkt, sie darf nicht vergessen, ihre beste Freundin* zum Geburtstag anzurufen, dann ist es mir lieber, sie ruft irgendwann am Vormittag an, als wenn sie dadurch die ganze Zeit abgelenkt ist.

Im Gegensatz zu den meisten Arbeitnehmern* bist du selbstständig. Da ist es natürlich einfacher, die privaten Dinge mal während der Arbeitszeit zu machen. Ich glaube, dass viele Angestellte eher Hemmungen haben, einen privaten An- ruf zu tätigen. Da gehen auch sicherlich nicht alle Chefs* so locker mit um …

Absolut, da bin ich total bei dir. Damit sprichst du aber genau einen Schmerzpunkt an, den wir in der aktuellen Zeit haben. Wir sind in einer Hybrid-Phase, in der das alte Arbeiten auf das neue Arbeiten trifft. Das Alte ist transaktional und hierarchisch geprägt, mit Sätzen wie: „Auf der Arbeit wird die Arbeit erledigt.“ Wenn aber einer abends Tätigkeiten mit nach Hause nimmt, dann sagt keiner: „Du musst abends aber nicht mehr arbeiten.“ Anders herum, wenn während der Arbeitszeit etwas Privates gemacht wird, dann ist Alarm – nicht bei allen, da kommt es natürlich auf das Unternehmen an.

Das Umdenken dauert nur seine Zeit.

Das Umdenken im Kopf ist bei Angestellten wie Führungskräften gleicher- maßen wichtig. Führungskräfte sollten verstehen, dass es, wenn sie das Beste für das Unternehmen wollen, andere Arbeitsmodelle braucht. Natür- lich gibt es schon oft Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten. Keine Frage, wir bewegen uns in die richtige Richtung. Es geht da aber nicht nur um Selbstmanagement, sondern auch um die Art der Zusammenarbeit. Das gilt es intensiv zu besprechen. Sich das zu trauen, tut oft sehr, sehr gut.

Und wo du Zeit ansprichst: Wichtig ist, davon wegkommen, Zeit als Währung anzusehen. Das kann es nicht sein. Klar, wenn wir beide jetzt Feuerwehrleute sind und Bereitschaft haben, dann müssen wir uns die Zeit von 18 bis 2 Uhr nachts nehmen. Aber bei „Wissensarbeitern*“ sollten wir mehr auf das Ergebnis achten. Da ist es mir egal, wann die Kollegen* kommen. Sie haben ein definiertes Aufgabenfeld und wissen, was sie zu tun haben. Und wenn die Aufgaben zwischen 9 und 11 Uhr erbracht werden und alles geschafft ist, ist es mir egal, ob die Kollegen* dann gehen. Ich bin da Output- orientiert.

Weil wir beim Thema Zeit sind: Ich schiebe gerne mal Dinge auf mit der Begründung: „Wenn ich jetzt noch anfange, lohnt es sich nicht mehr, ich mache das morgen in Ruhe.“ Ist das eher Selbstbetrug oder clever, es in Ruhe zu machen?

Das klingt nach etwas, das ich „Aufschieberitis“ nenne. Und dabei soll Selbstmanagement idealer Weise unterstützen. Ich sehe da zwei Gründe, warum diese entsteht: Idealerweise ist das, was wir aufschieben, etwas, das uns gar nicht liegt. Oder wir haben uns die Aufgabe zu groß gemacht.

Kann man dem irgendwie vorbeugen?

Wir Menschen sind oft an dem Punkt, an dem wir eine Aufgabe aufschreiben, die so groß ist, dass in Wahrheit davor noch ganz viele kleine Schritte kommen. Wenn wir dann vor diesem Berg stehen, sehen wir nicht mal bis zur Spitze. Stattdessen wäre es sinnvoller, die Aufgaben kleiner zuzuschneiden. Und schon haben wir die Aufschieberitis reduziert.

GETTING THINGS DONE!

Getting Things Done (GTD) ist ein Selbstmanagement-Ansatz des amerikanischen Autors und Beraters
David Allen. Im Unterschied zu vielen anderen Methoden setzt GTD bereits da an, wo und wie Aufgaben entstehen. Der Kern besteht aus zwei Komponenten: der Entwicklung eines ergebnisorientierten und effektiven Workflows sowie der Ausbildung eines aufmerksamen Bewusstseins für Beruf, Mitmenschen und sich selbst. Es geht also nicht nur darum, To-do-Listen zu erstellen, sondern zu verstehen, wie Verpflichtungen entstehen und wie diese effektiv verarbeitet werden können.

Der Workflow des Ansatzes besteht aus fünf Phasen.

SAMMELN 

=Sammeln, was deine Aufmerksamkeit beansprucht: Räume deinen Kopf auf.
Sammle alles, was potenziell eine Aufgabe bedeutet oder etwas, das du im Blick halten willst. Von Zetteln, E-Mails, Sprachnachrichten, Einkaufslisten bis zu Sorgen oder Ideen.

VERARBEITEN

= Klären, was es bedeutet: Verarbeite jedes Element nacheinander. Gilt es,
etwas zu tun oder kann ich es entsorgen? Kann ich es sofort erledigen oder braucht es mehrere Schritte, bis es erfüllt ist? Ist es meine Aufgabe oder kann es ein Kollege* erledigen?

ORGANISIEREN

= Einsortieren, wo es hingehört: Ordne jedes Element einer Kategorie zu.
E-Mails kannst du nur beantworten, wenn du online bist. Anrufe tätigst du, wenn ein Telefon in der Nähe ist. Besorgungen kannst du nur machen, wenn du unterwegs bist.

DURCHSEHEN

= Regelmäßigen Überblick verschaffen: Sieh nun regelmäßig diese
Kategorien durch und stelle dadurch sicher, nichts zu vergessen. Lösche lieber ein unwichtiges Element, als dass du etwas nicht erfasst hast.

ERLEDIGEN

=Einfach tun: Erledige die einzelnen Aufgaben. Die Faktoren Kontext,
Zeit und Ressourcen helfen dir bei der Entscheidung, was du in jedem Moment am besten tun kannst.

Nina Brinkmann
Nina Brinkmann ist Redakteurin bei brandence und bringt den Kollegen jeden Tag einen neuen Ohrwurm mit ins Büro. Die Ex-Sportjournalistin liebt es Fußball zu schauen, auch wenn sie es mit ihrem Lieblingsverein Werder Bremen nicht immer leicht hat.